السلام عليكم ورحمة الله وبركاته   Click to listen highlighted text! السلام عليكم ورحمة الله وبركاته Powered By GSpeech

24.10.2018

أعلى الصفحة
تصفح الصفحة
الإثنين, 16 تشرين1/أكتوير 2017 10:45

مديرية الشؤون الادارية والمالية

اهداف المديرية:

ادارة كافة الخدمات الادارية والمالية والبنى التحتية لديوان الخدمة المدنية وفروعه.

ادارة عمليات الشراء لتأمين الاحتياجات اللازمة بعمل الديوان.

إعداد مشروع موازنة الديوان السنوية.

الأقسام الإدارية المرتبطة بالمديرية:

  • قسم الشؤون المالية
  • قسم الخدمات الادارية
  • قسم اللوازم والمشتريات
  • قسم القلم

مهام الأقسام:

مهام قسم الشؤون المالية

  1. العمل على اعداد موازنة الديوان متوسطة المدى للاعوام (2020-2022) انسجاماً مع خطة الديوان الاستراتيجية وبما يتلائم مع متطلبات العمل على جائزة الملك عبدالله الثاني لتميز الاداء الحكومي والشفافية.
  2. العمل على تنفيذ موازنة ديوان الخدمة المدنية بما يتلائم مع متطلبات العمل على نظام الإنفاق المالي الحكومي (GFMIS).
  3. اعداد كافة مستندات الصرف (نفقات، رواتب، امانات ، اقتطاعات، من خلال نظام الانفاق الحكومي GFMIS).
  4. دفع وطباعة وتوقيع الشيكات (نفقات، رواتب، امانات ، اقتطاعات)
  5. تسليم الشيكات لأصحاب العلاقة ومتابعة صرفها من خلال التدقيق على كشوفات البنك.
  6. تجهيز السجلات المحاسبية شهريا بصورةالكترونية
  7. متابعة حساب النفقات الخاص بديوان الخدمة المدنية لدى البنك المركزي واعداد الخلاصات الخاصة بالحساب من خلال (نظام e-banking)
  8. متابعة حساب الامانات الخاص بديوان الخدمة المدنية لدى البنك المركزي واعداد الخلاصات الخاصة بالحساب من خلال (نظام e-banking)
  9. الحصول على براءات ذمة من الشركات المعنية مثل(الكهرباء والمياه ومصفاة البترول)
  10. اعدادمستندات الالتزام اللازمة لطرح عطاءات الديوان.
  11. تجهيز الرواتب الشهرية على النظام العامل (HR1).
  12. تنظيم قرارات المكافآت وقرارات العمل الاضافي والعطل.
  13. تنظيم قرارات علاوة النقل وبدل التنقلات
  14. تحويل مستحقات الموظفين المالية للبنوك (رواتب ، مكافات، اضافي وعطل)
  15. اعداد المخاطبات الماليه اللازمه للجهات الخارجية
  16. اعداد التسويات البنكية.
  17. مطابقة كشف الموقف المالي مع السجلات الالكترونية (EXL).
  18. اعداد تقارير مالية دورية ورفعها للجهات ذات العلاقة بالوقت المناسب.
  19. ارسال معلومات عن العطاءات والمشتريات الى ضريبة الدخل
  20. تزويد دائرة الاحصاءات بالبيانات المطلوبة والخاصة بالموظفين سنوياً.
  21. اعداد رديات ضريبة الدخل للموظفين.
  22. متابعة السلف النثرية الدائمه والمؤقتة.
  23. متابعة حركات الضمان الاجتماعي لكافة الموظفين وتزويد المؤسسة بها شهرياً.
  24. تجهيز سجلات الرواتب سنويا بصورة الكترونية

مهام قسم الخدمات الادارية

  1. القيام بتنفيذ اعمال الصيانة الوقائية والعلاجية لمبنى الديوان وفرعيه في إقليم الشمال وإقليم الجنوب (كهرباء، تمديدات المياه، التدفئة والتبريد، الاتصالات، تركيب الأثاث، .....الخ)
  2. تنظيم حركة مركبات الديوان للأعمال الرسمية .
  3. أدامة الصيانة لمركبات الديوان وتحديثها .
  4. تأمين توزيع البريد لكافة الوزارات والدوائر والمؤسسات الحكومية.
  5. متابعة وتأمين حراسة المبنى .
  6. الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها للجهة صاحبة الاختصاص .
  7. تقديم خدمات التصوير لكافة مديريات الديوان.
  8. متابعة طرح عطاء نظافة مبنى الديوان والإشراف على تنفيذه.
  9. متابعة الاشتراكات في الصحف اليومية.
  10. متابعة مشروع تدوير الورق .

مهام شعبة الحركة

  1. تأمين تنقلات جميعموظفي الديوان للوزارات والدوائر الحكومية والمؤسسات لانجاز اعمالهم المختلفة.
  2. تأمين متطلبات المديريات واللجان واحتياجاتهم المختلفة من مشتريات وحجوزات ومستلزمات لانجاز اعمالهم .
  3. توزيع بريد الديوان والتعاميم الصادرة من الديوان ومحاضر الاجتماعات المختلفة على الوزارات والمؤسسات والدوائر الحكومية.
  4. نقل الوفود الرسمية القادمة الى المملكة في زيارات رسمية من والى المطار وأماكن اقامتهم وكذلك الى الاماكن السياحية وأماكن انعقاد الإجتماعات العامة في كافة الوزارات المعنية وحسب برنامج الزيارة للوفد .
  5. توزيع بطاقات المناسبات على الدوائر الحكومية والشركات والمؤسسات الخاصة ورجال الاعمال وضيوف الديوان.
  6. متابعة عمل صيانة دورية لسيارات الديوان .
  7. متابعة ترخيص وتأمين سيارات الديوان .
  8. تعبئة كشف حركات السيارات اليومي .

مهام شعبة الصيانة :

  1. تفقد خزانات المياه والمضخات الغاطسة في براميل الامطار وبئر الصرف الصحي ومفاتيحآبار المياه والتأكد من صلاحية المضخات العاملة وصيانتها بشكل دوري.
  2. اعداد خطة صيانة وقائية لاعمال الصيانة في الديوان.
  3. تفقد الاثاث والتجهيزات المكتبية المختلفة الخاصة بالديوان والعمل على صيانتها مع الجهات المختصة .
  4. تركيب اعلام على السواري (بدل التالفة)
  5. تشغيل التشلير والبويلرات صباحا واطفائها نهاية اليوم .
  6. متابعة صيانة موجودات الديوان من مصاعد ، وحدات التكييف المركزي ، الخطوط الهاتفية والابواب والمقصات الكهربائية .. الخ
  7. المحافظة على شروط وقواعد الوقاية والسلامة العامة ومتابعة عملية صيانة وتعبئة ادوات مكافحة الحريق بشكل دوري.
  8. تفقد اللوحات الكهربائية والاباريز والمفاتيح الكهربائية والمولدات الاحتياطية ومفتحات الحريق واجراء الصيانة الدورية وغير الدورية اللازمة لها .
  9. تفقد الاجهزة الصوتية في المسرح وقاعات الاجتماعات وقاعة خدمة الجمهور .
  10. تفقد مضخات فلتر مياه الشرب المركزي وبرميل الملح واجهزة التعقيم .
  11. متابعة حسن تنفيذ اجراءات الصيانة المختلفة وفق العقود المبرمة مع الجهات الخارجية المعنية واعداد تقارير بذلك.
  12. القيام باعمال التجديدات المختلفة لغرف الديوان وممراته من دهان وفق البرنامج المعد لهذه الغاية.
  13. اعلام الادارة عن اية ملاحظات تتعلق بسلامة وامن مبنى الديوان والممتلكات التابعة له .

مهام قسم اللوازم والمشتريات

  1. اعداد خطة مشتريات سنوية .
  2. الشراء المباشر: استدراج عروض الشراء واختيار الارخص والمطابق ومتابعة استكمال اجراءات الشراء وتوريد اللوازم للديوان.
  3. تنظيم عملية ادخال وصرف اللوازم في المستودعات وفقا للتشريعات المعمول بها وترحيلها على السجلات الرسمية
  4. استخدام نظام ادارة المخزون الحكومي ( GIMCS ) في عمليات الادخال والاخراج للمواد وبطاقات العهدة.
  5. استخدام النظام المالي GFMISبتوثيق العمليات المالية عن طريق ادخال بيانات الموردين على النظام وادخال الفواتير
  6. متابعة عطاءات دائرة اللوازم العامة الخاصة بالوزارات والدوائر الحكومية.
  7. إضافة العطاءات على الموقع الالكتروني واستخدام نظام الشراء الالكتروني الأردني joneps.
  8. تطبيق نظام اللوازم في عملية الشراء والتخزين.
  9. متابعة عهدة الموظفين .
  10. تنظيم وجرد المستودعات .
  11. استلام الدفاتر والسجلات والمستندات الرسمية من دائرة اللوازم وتدقيقها خلال الاستخدام.

مهام قسم القلم

  1. استلام البريد من الدوائر والمؤسسات الحكومية وغير الحكومية من خلال نظام تراسل وتوريده وأرشفته الكترونياً.
  2. التعامل مع البريد الوارد حسب درجة اهمية الكتاب حيث تعطى الاولوية في ادخال وارشفة الكتب للبريد العاجل مع مراعاة عدم تاخير اي كتاب وارد من بعض الجهات مثل (رئاسة الوزراء,الديوان الملكي الهاشمي...الخ) ويحول للجهه المعنية مباشرة.
  3. التاكد من مرفقات الكتب الواردة قبل البدء بعملية التوريد. ‏
  4. ارفاق سجلات وقائع مع البريد الوارد لمتابعة سير عمل الكتاب وارشفتها لحفظ شروحات المعنيين على الكتاب.
  5. التنسيق مع مديرية تكنولوجيا المعلومات لتحديث قائمة الدوائر المدرجة على نظام تراسل.
  6. تسليم البريد الوارد للمعنيين اولاً بأول من خلال توقيعهم على دفتر تسليم البريد .
  7. استلام البريد الصادر من مكتب عطوفة الرئيس وعطوفة الامين العام ومديريات الديوان والتدقيق عليه قبل التصدير والتأكد من مرفقاته .
  8. فرز البريد العاجل والتعاميم الخارجية والداخلية والقرارات الادارية وتحديد اهمية الكتاب.
  9. تصدير البريد من خلال ادخاله على نظام الصادر وارشفته الكترونيا واعطائه الرقم التسلسلي والتاكد من حفظه ثم ارساله للجهات المعنية عبر نظام تراسل.
  10. اعداد كشوفات خاصة لتنظيم عملية استلام وتسليم البريد داخليا وخارجيا وحفظها في القسم (خاص بالدوائر غير لمدرجة على تراسل).
  11. ارسال قائمة بالبريد الصادر يوميا وارساله للإدارة العليا ورقياً والكترونياً.
  12. اعداد تقارير المتابعة الخاصة بالبريد الوارد الذي يحتاج لرد ورفعها إلى الادارة العليا .
آخر تعديل على الثلاثاء, 31 كانون1/ديسمبر 2019 11:48

جميع الحقوق محفوظة © 2020-1996 ديوان الخدمة المدنية
تصميم وتطوير ديوان الخدمة المدنية

Click to listen highlighted text! Powered By GSpeech